Papierkram organisieren: Ordnung dank Ordnern
Wie kannst du Rechnungen, Versicherungspolicen, Auskunftsschreiben und sonstige wichtigen Papiere einfach und schnell aufbewahren? – Mit Ordnern!
Bei aller Liebe zum Digitalen, ich arbeite gern mit Papier – und auch heutzutage landet viel wichtige Post noch ganz klassisch im Briefkasten statt nur im Posteingang deiner Mails. Daher schauen wir uns in diesem Beitrag an, wie du diesen ganzen Papierkram ohne viel Aufwand ablegen und auch ruckzuck wiederfinden kannst.
Einscannen oder abheften?
Wenn du ganz auf ein papierloses Büro setzt, kannst du natürlich alle Dokumente einscannen. Entweder mit einem richtigen Scanner oder auch mit einer entsprechenden App auf dem Handy (ich selber nutze zum Scannen Adobe Scan, das ist ganz gut und kostenlos). Für viele Dokumente reicht das völlig aus – wichtige Unterlagen wie etwa Zeugnisse solltest du aber trotzdem im Original aufbewahren!
Ein papierloses Büro benötigt natürlich weniger Platz im Regal, allerdings musst du dich dann unbedingt um eine sichere Aufbewahrung deiner Dateien kümmern, inklusive Datensicherungen für den Fall der Fälle.
Ich persönlich finde Abheften schneller und einfacher als Einscannen. Daher stehen bei mir diverse Ordner im Regal, die ich dir hier mal näher vorstelle.
Thematische Ordner mit etwas Luft für die Zukunft
Ganz grundsätzlich nutze ich im Zweifelsfall lieber mehrere mäßig gefüllte Ordner als nur einen, der rappelvoll ist und sich kaum noch durchblättern lässt.
Daher habe ich derzeit tatsächlich knapp 20 Ordner im Regal zu stehen. So viel Platz nehmen die verhältnismäßig gar nicht mal weg – ich nutze hier das gute alte Kallax vom Möbelschweden und da passen in ein Regalquadrat 4 breite Ordner rein.
Bedenke beim Anlegen deiner Ordner, dass du sie nicht jedes Jahr umsortieren willst. Daher lass noch genügend Platz für künftige Dokumente. Je nach Rubrik kommt da mehr oder weniger viel Papierkram dazu… Verträge mit der Bank bringen erfahrungsgemäß immer stapelweise Papiere mit sich, Rechnungen dürften dir auch regelmäßig ins Haus flattern. Mitteilungen über Hundesteuer, Abwasserkosten & Co. sind hingegen immer nur einige wenige Zettel im Jahr.
Alle Ordner habe ich beschriftet und alphabetisch sortiert ins Regal geräumt.
Die inneren Werte – Trennblätter und Tabs
Innerhalb der Ordner setze ich auf Trennblätter aus stabilem Karton, um verschiedene Rubriken unterzubringen.
Rechnungen hebe ich chronologisch sortiert nach Jahren auf. Dabei füge ich jedes Jahr einen Tab weiter hinten hinzu. Innerhalb eines Jahres hefte ich neue Papiere immer vorne ein, einfach weil das ganz viel Blättern spart.
Regelmäßiges Aussortieren & Schreddern
Ungefähr einmal im Jahr gehe ich alle Ordner durch und miste rigoros aus, was ich nicht mehr benötigte. Das können beispielsweise Rechnungen sein von Dingen, die mittlerweile den Geist aufgegeben haben, oder auch Steuerunterlagen, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Bevor du solche Dokumente wegwirfst, recherchiere wie lange du sie aufbewahren musst!
Alles, was auch nur entfernt in Richtung persönliche Daten geht, schreddere ich (ich liebe Schreddern! 😀 ).
Einheitliches Aussehen für visuelle Ruhe
Meine Ordner habe ich letztes Jahre alle einmal ausgetauscht und sie im Freundeskreis verschenkt. Bis dahin hatte ich ein buntes Sammelsurium aus unterschiedlichen Farben und Größen im Regal zu stehen. Teilweise waren das ausrangierte Ordner noch aus Studienzeiten, teilweise auch Ordner, die wir bei der Versicherung oder bei der Bank geschenkt bekamen. Mich störte das total, weil das so unruhig war! In meinem Arbeitszimmer muss ich mich konzentrieren und fokussiert arbeiten können und das fällt mir einfach leichter, wenn mich wenig ablenkt.
Daher habe ich in unifarbene Ordner aus Buchbinderpappe investiert. Sie kommen übrigens ganz ohne Plastik und ohne Metallrand aus. Ich finde sie richtig toll! Das einzige, was du bei solchen nicht folierten Ordnern beachten musst: grabbel sie nicht mit nassen oder dreckigen Händen an. Fürs Büro sind diese Ordner toll; wenn du allerdings etwas Robusteres suchst, was du auch mal mit zur Baustelle nehmen kannst, entscheide dich doch lieber für klassische Ordner mit Plastik.
Du kannst die Pappordner direkt beschriften (oder auch kreativ gestalten und bemalen und bekleben) oder so wie ich auf Etiketten setzen.
Die gibt es in schlicht…
… oder auch künstlerisch:
Wie viele Ordner brauche ich denn?! – Meine Kategorien
Es gibt keine pauschale Antwort, wie viele Ordner du benötigst und wie sie aufgebaut sein sollten. Das hängt einfach von deiner Lebenssituation ab – und da kannst du ganz persönlich für dich entscheiden, was du brauchst. Bei uns ist beispielsweise durch den Hausbau viel Papierkram zusammengekommen. Je nach Größe deiner Familie hast du mehr oder weniger viele Dokumente pro Nase, und vielleicht hast du ja auch noch ein Business, was du organisierst?
Pssshht, Perfektionisten aufgepasst: natürlich kannst du die Ordner in einigen Jahren immer noch umsortieren – die sind ja nicht in Stein gemeißelt! Das hilft meinem Perfektionismus… ich muss da jetzt keine Ordnung finden, die die nächsten 50 Jahre Bestand hat!
Ich verrate dir einfach mal, welche Ordner ich verwende:
- Außenanlagen (alles rund um Garten, Pflastern der Einfahrt, Regenwasserzisterne etc..)
- Auto & Tiere (es bot sich einfach an, diese eher „dünnen“ Kategorien zusammenzulegen)
- Danhaus (unser Fertighaushersteller – alles, was direkt damit zu tun hat)
- Finanzierung
- Gesundheit (Befunde, Krankenkassenschreiben etc.)
- Grundstück (die ganzen Unterlagen rund um den Grundstückskauf)
- Haus (ein Tab je Raum oder Thema, bspw. Küchenmöbel, Fenster, Treppe etc.)
- Keller (alles rund um den Bau unseres Fertigkellers)
- Laufende Kosten Haus (Abwasserbescheide, Stromrechnungen etc.)
- Lohnsteuer, Sozialversicherung, Gewerbe, Selbstständigkeit
- Rechnungen
- Rente
- Steuer
- Trennbögen, Prospekthüllen & Karopapier (die Vorräte mussten halt auch irgendwo hin 😀 )
- Vermietung
- Versicherungen
- Verträge
- Zeugnisse & Urkunden
So weiß ich immer superschnell, wo ich was finde!
So, und jetzt ran an deinen Papierkram! 🙂